پرداخت ارزی شرکتی با یو ووچر؛ فاکتور، سابقه و سوالی که حسابدار می پرسد

برای یک خرید شخصی فقط یک چیز مهم است: کد کار کند. برای یک شرکت سه چیز باید هم زمان درست باشد، و ستون وسط همان است که همه از رویش می پرند.

سابقه پرداخت. باید بعدا بشود نشان داد این مبلغ کی، بابت چه چیزی و به کجا رفته است. در مسیر ووچر این سابقه وجود دارد و پنهان هم نیست: فاکتور سفارش پیش از پرداخت، کد و رسیدش در داشبورد، و ردیف سفارش با تاریخ و مبلغ که همان جا می ماند. چیزی که وجود ندارد، خودکار بودنش است. کسی باید این ها را بردارد و کنار همان صورتحساب خارجی بگذارد، وگرنه سه ماه بعد فقط یک برداشت از کارت یک نفر می ماند که هیچ چیز درباره خودش نمی گوید.

مسئول حساب. اینجا همان جایی است که کار خراب می شود. پرداخت با کارت شتابی انجام می شود که باید به نام صاحب همان حساب باشد؛ یعنی حساب مال یک آدم است، نه مال یک شرکت، و این را نمی شود دور زد. تا وقتی از اول تصمیم گرفته باشید که کدام یک نفر این حساب را دارد و همه سفارش ها از همان یک جا می رود، هیچ مشکلی پیش نمی آید. مشکل از جایی شروع می شود که هر ماه یک نفر با کارت خودش پرداخت می کند.

مقصد. ساده ترین ستون و تنها ستون فنی. مقصد یا این خانواده کد را می شناسد یا نمی شناسد، و اگر نمی شناسد بحث همین جا تمام است. تفاوت خانواده های ووچر و اینکه هر کدام را کجا قبول می کنند جای خودش باز شده؛ برای یک تصمیم شرکتی، این تنها ستونی است که پیش از هر کار دیگری باید چکش کرد، چون اگر بیفتد بقیه بحث بی معنی می شود.

دو ستون اول را شرکت خودش می سازد. ستون سوم را مقصد برایتان تعیین می کند. بیشتر شرکت هایی که این مسیر برایشان بد تمام شده، ستون سوم را چک کرده بودند و دو تای اول را نه.